Privacy policy

Privacyverklaring Wiertz Company

Van wie is deze privacyverklaring?
Deze privacyverklaring is van:
Wiertz Company BV
Gevestigd aan de Kloosterraderstraat 20, 6461CD te Kerkrade.

Wat is een privacyverklaring?

Wiertz beschermt je privacy. Privacybescherming betekent niet alleen dat je gegevens goed worden beveiligd maar ook dat je duidelijk inzicht hebt in wat Wiertz met jouw gegevens doet.
Je kunt op verschillende manieren en in verschillenden hoedanigheden met Wiertz in contact komen. Om snel te kunnen zien wat voor jou van toepassing is wordt in een aantal rubrieken uitgelegd:
• Welke persoonsgegevens Wiertz in verschillende scenario’s van je verwerkt;
• Waarvoor deze gegevens worden gebruikt;
• Hoe lang deze gegevens door Wiertz worden bewaard.
Daarnaast wordt ook antwoord gegeven op onderstaande vragen:
• Worden mijn gegevens gedeeld met andere partijen?
• Op welke juridische basis verwerkt Wiertz jouw bovenstaande persoonsgegevens?
• Welke maatregelen heeft Wiertz getroffen om mijn gegevens te beschermen?
• Hoe kan ik mij beroepen op mijn rechten en waar kan ik terecht met eventuele vragen over privacy?
• Bij wie kan ik terecht met klachten over hoe Wiertz met mijn privacy omgaat?

➡ Ik heb me ingeschreven als kandidaat

Persoonsgegevens: Als je je inschrijft bij Wiertz als kandidaat (je wil graag werken via Wiertz) dan verzamelt Wiertz de
volgende persoonsgegevens:
• NAW-gegevens;
• Contactgegevens, zoals telefoonnummer en e-mailadres;
• Geslacht;
• Geboortedatum;
• CV;
• Sollicitatiebrief of e-mail
• Opleidingsniveau;
• Behaalde diploma’s, cursussen & certificaten;
• Werkervaring;
• Motivatie waarom je flexibel wil werken;
• Werkvoorkeur;
• Eigenschap die van belang zijn voor je toekomstige job;
• Tonen van een geldig legitimatiebewijs (Het legitimatiebewijs wordt enkel gebruikt om je indentiteit te kunnen vaststellen.
Wiertz maakt in dit stadium geen kopie van je legitimatiebewijs).

Deze set aan gegevens is samengesteld zodat een indruk kan worden verkregen van jou geschiktheid voor een

bepaalde functie.

Doeleinden: Wiertz gebruikt deze persoonsgegevens om passend werk voor je te kunnen vinden. Daarbij worden je gegevens
gebruikt om:
• Te zoeken naar vacatures die bij jouw profiel passen (het “matching” proces);
• Je aan te bieden bij organisaties waar je mogelijk aan de slag kunt;
• Om je identiteit te kunnen vaststellen (legitimatiebewijs);
• Je op de hoogte te houden over algemeen nieuws van Wiertz.

Bewaartermijn:
Heb je je ingeschreven als kandidaat en hebben we binnen 2 jaar geen werk voor je gevonden, dan worden je
gegevens automatisch 2 jaar na inschrijfdatum vernietigd. Mocht aan einde van deze periode uit de contactnotificaties blijken
dat je nog altijd actief op zoek bent naar werk of ingeschreven wil blijven dan wordt de periode verlengd.
Als je wel aan de slag gaat via Wiertz, dan worden de bovengenoemde gegevens opgenomen in ons personeelsdossier en
gelden de bewaartermijnen zoals genoemd in de rubriek “ik werk flexkracht”.

Delen: We kunnen natuurlijk geen passend werk voor je vinden als we jouw gegevens niet kunnen aanbieden aan organisaties
waar je eventueel aan de slag zou kunnen. Om deze organisaties een indruk te kunnen verschaffen van jouw mogelijke
geschiktheid verstrekken wij de volgende gegevens:
• CV (zonder contactgegevens en geboortedatum);
• In voorkomende gevallen het volledige CV;
• Opleidingsniveau;
• Behaalde diploma’s, cursussen & certificaten;
• Werkervaring;
• Eigenschappen die van belang kunnen zijn voor de betreffende functie;
• Jouw motivatie.

We stellen je altijd op de hoogte als we je gegevens delen met een organisatie. Indien we je volledige CV één op één doorzetten stellen wij je hier ook expliciet van op de hoogte. Als je niet wil dat we je gegevens delen met specifieke organisaties kun je dat altijd aangegeven.

Referentie-check:
Als onderdeel van de selectieprocedure kan het zijn dat een referentie-check plaats vindt. Dit gebeurt alleen
met de uitdrukkelijke toestemming van de kandidaat. Bij een dergelijke referentie-check wordt alleen naar bevindingen
gevraagd die betrekking hebben op het valideren van de geschiktheid voor een bepaalde functie.

➡ Ik werk als flexkracht via Wiertz

Persoonsgegevens & Bewaartermijnen: Als je via Wiertz tewerk wordt gesteld kom je bij Wiertz in dienst en wordt je “flexkracht”. Op dat moment neemt Wiertz de persoonsgegevens die van je zijn verwerkt als kandidaat (zie hiervoor ook de rubriek “Ik heb me ingeschreven als kandidaat”) op in het personeelsdossier. Bij indiensttreding worden daar de volgende persoonsgegevens aan toegevoegd:

Persoonsgegevens 
• Afspraken betreffende salaris en arbeidsvoorwaarden /
Arbeidsovereenkomst
• Pensioengegevens

Bewaartermijn
Minimaal 7 jaar na einde dienstverband

Persoonsgegevens
• Kopie paspoort / ID
• BSN
• Loonbelastingverklaring

Bewaartermijn
Minimaal 5 jaar na einde dienstverband

Persoonsgegevens
• Bankrekeningnummer
• Kopie getuigschrift van werkgever
• VOG indien nodig (bepaalde sectoren)

Bewaartermijn
2 jaar na einde dienstverband

Persoonsgegevens
Tijdens het werkproces worden, in voorkomende gevallen afhankelijk van de werkafspraken, ook de volgende
persoonsgegevens verwerkt:
Persoonsgegevens Bewaartermijn
• Salarisadministratie
• Verlof- en ziektestaten (als onderdeel van de salarisadministratie)

Bewaartermijn
7 jaar na einde dienstverband

Persoonsgegevens
• Beoordelingsgesprekken Proactief (1ste dag check / einde week
check);
• Verzuimadministratie (personeelsdossier)
• Klachten en waarschuwingen;
• Correspondentie over benoemingen en ontslag (bij einde
tewerkstelling);
• Verslaglegging in het kader Wet Verbetering Poortwachter.

Bewaartermijn
2 jaar na einde dienstverband

Persoonsgegevens
• Gegevens mbt tijdsregistratie; Minimaal 52 weken vanaf de dag van registratie
• Loonbeslagen; Onmiddellijk na opheffing loonbeslag

Doeleinden: Wiertz verwerkt deze persoonsgegevens voor de volgende doeleinden”

• Het voeren van een correct personeelsdossier;
• De uitvoering van de aanstelling van flexkracht.
• Het leiding geven aan de werkzaamheden van het personeelslid.
• De behandeling van personeelszaken.
• Het vaststellen en doen uitbetalen van salarisaanspraken.
• Het regelen van aanspraken op uitkeringen in verband met de beëindiging van een dienstverband.
• De opleiding van het personeelslid.
• De bedrijfsmedische zorg voor het personeelslid.
• Het bedrijfsmaatschappelijk werk.
• De verkiezing van de leden van een bij wet geregeld medezeggenschapsorgaan (bijvoorbeeld een ondernemingsraad).
• De interne controle en de bedrijfsbeveiliging.
• De uitvoering van een voor het personeelslid geldende arbeidsvoorwaarden.
• Het opstellen van een lijst van verjaardagen van betrokkenen en andere feestelijkheden en gebeurtenissen.
• Het verlenen van ontslag.
• De administratie van de personeelsvereniging en van de vereniging van oud-personeelsleden.
• Het innen van vorderingen (inclusief het in handen van derden stellen van die vorderingen).
• Het behandelen van geschillen.
• Het doen uitoefenen van accountantscontrole.
• De overgang van het personeelslid naar of de tijdelijke tewerkstelling van het personeelslid bij een ander onderdeel van de
groep waaraan de verantwoordelijke is verbonden (bijvoorbeeld een dochtermaatschappij).
• De uitvoering of toepassing van een wet.
• Het uitvoeren van goed personeelsbeleid

Delen: Als je via Wiertz bij een organisatie aan de slag gaat verstrekt Wiertz de volgende gegevens persoonsgegevens aan deze organisatie:
• Woonadres
• E-mail adres
• Telefoonnummer
• BSN (Alleen op initiatief van opdrachtgever of op factuur bij kandidaat niet ingezetene EER of Zwitserland);
Identiteitsbewijs wordt niet door Wiertz verstrekt maar enkel door de flexkracht getoond als legitimatie, tenzij het kandidaten betreft van buiten de EER.

➡ Ik ben contactpersoon bij een organisatie waar Wiertz zaken mee doet

Wiertz verwerkt persoonsgegevens van contactpersonen die organisaties vertegenwoordigen waarmee Wiertz een relatie onderhoudt. Dit kunnen organisaties zijn die flexkrachten bij Wiertz inhuren maar ook organisaties die bijvoorbeeld diensten of producten aan Wiertz leveren:

In dit kader verwerkt Wiertz de onderstaande persoonsgegevens:
• Naam;
• Contactgegevens (telefoonnummer en e-mail adres);
• Geslacht;
• Geboortedatum;
• Naam van de organisatie waarvoor je werkzaam bent;
• Het door jou opgegeven adres indien dit afwijkt van het vestigingsadres van de organisatie waar je werkzaam bent;
• Informatie die aan jouw gekoppeld is of dient te zijn om invulling te kunnen geven aan de afspraken, overeenkomsten of
verplichtingen die tussen Wiertz en jouw organisatie bestaan.
Doeleinden: Wiertz verwerkt deze persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
• Om invulling te kunnen geven aan afspraken, overeenkomsten en/of verplichtingen die tussen Wiertz en jouw organisatie
bestaan.
• Om je te informeren over zaken die voor jou mogelijke interessant zijn. Je kunt jezelf overigens altijd eenvoudig uitschrijven
voor informatieve berichtgeving door te klikken op de uitschrijf-link onder aan iedere e-mail.

➡ Solliciteren bij Wiertz
Solliciteer je bij Wiertz, omdat je bijvoorbeeld wil werken als uitzendconsulent voor Wiertz, dan worden je persoonsgegevens
niet verwerkt als “kandidaat” maar als sollicitant. In dergelijke gevallen verwerkt Wiertz de volgende persoonsgegevens:

Privacyverklaring Wiertz company pagina 3 van 6

• NAW gegevens;
• Contactgegevens (telefoonnummer en e-mail adres);
• Geslacht;
• Geboortedatum;
• CV, werkervaring en opleidingsniveau;
• Motivatie/“pitch”;
• Beschikbaarheid;
• Bevindingen van derden. *

* Als onderdeel van de selectieprocedure kan het zijn dat een referentie-check plaats vindt. Dit gebeurt alleen met jouw
uitdrukkelijke toestemming. Bij een dergelijke referentie-check wordt alleen naar bevindingen gevraagd die betrekking hebben
op het valideren van de geschiktheid voor een bepaalde functie.

Doeleinden: Wiertz verwerkt de bovenstaande gegevens voor de volgende doeleinden:
• Werving en selectie;
• Beoordelen van de geschiktheid voor een functie bij Wiertz.
Bewaartermijn: Wiertz bewaart persoonsgegevens die tijdens de sollicitatie worden verwerkt tot 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure. De sollicitatieprocedure eindigt als de gekozen kandidaat zijn of haar proeftijd van 1 maand succesvol heeft afgerond.

Indien je aangeeft dat Wiertz je gegevens langer mag bewaren, omdat je ook interesse hebt in mogelijke toekomstige functies, dan wordt een bewaartermijn gehanteerd van 1 jaar.
Grondslag voor verwerking Wiertz verwerkt persoonsgegevens op basis van de volgende wettelijke grondslagen:
Wiertz verwerkt persoonsgegevens van kandidaten, flexkrachten, contactpersonen bij organisaties waarmee Wiertz zaken doet, of waar Wiertz mee samenwerkt, op basis van overeenkomst.
In voorkomende gevallen verwerkt Wiertz persoonsgegevens op basis van toestemming, bijvoorbeeld in het geval persoonsgegevens worden gedeeld met specifieke opdrachtgevers of bij een referentie-check.
Bij het leveren van personeelsdiensten dient Wiertz een aantal persoonsgegevens te verwerken op basis van wettelijke plicht. Denk bijvoorbeeld aan het voeren van een goede personeelsadministratie of het doorgeven van bepaalde gegevens aan de belastingdienst.
Wiertz informeert kandidaten, flexkrachten, contactpersonen bij organisaties waarmee Wiertz zaken doet en mogelijke andere geïnteresseerden over mogelijke interessante zaken op basis van gerechtvaardigd belang. Bij geen interesse kan men zicht eenvoudig uitschrijven door te klikken op de uitschrijf-link onder aan iedere e-mail.

Privacybeschermende maatregelen
Technische maatregelen - Alle middelen en systemen die binnen Wiertz worden ingezet bij het verwerken van je persoonsgegevens zijn zo ingericht dat je privacy optimaal wordt gewaarborgd. De beveiliging van je gegevens begint al op het moment dat je deze met Wiertz deelt via de website. Deze is beveiligd volgens de geldende norm “https”. De “s” staat voor secure (Engelse benaming voor veilig).
Organisatorische maatregelen - De medewerkers die binnen Wiertz persoonsgegevens verwerken worden regelmatig getraind op gebied van privacybescherming en gaan zorgvuldig met uw gegevens om volgens vastgelegde processen. Wij vragen je begrip - Om je privacy te kunnen beschermen is het noodzakelijk dat wij controleren of we met de juiste persoon te
maken hebben. Indien je contact met ons opneemt controleren wij je identiteit. Dit gebeurt op verschillende manieren. Onderdeel van dit controleproces kan zijn dat wij je een aantal vragen stellen.
Bewaartermijn - Wiertz bewaart je persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het uitvoeren van de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld waarna je gegevens, voor zover hier geen langere wettelijke bewaartermijn voor geldt, uit de systemen van Wiertz worden verwijderd.
Datalekken - Indien er bij ons toch onverhoopt iets niet goed mocht gaan met de bescherming van je gegevens dan melden wij dat altijd aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Indien het datalek mogelijke nadelige gevolgen voor jou zou kunnen hebben nemen we direct contact met je op.
Help ons mee - Ondanks alle maatregelen die Wiertz heeft genomen om je gegevens en je privacy te waarborgen is het toch altijd mogelijk dat er een Datalek ontstaat. Mocht je het gevoel hebben dat er ergens iets niet goed gaat met onze systemen of werkwijzen dan waarderen wij het zeer als je ons dit laat weten.


Hoe kan ik mij beroepen op mijn rechten en waar kan ik terecht met eventuele vragen over
privacy? Recht op inzage: U heeft het recht om op te vragen welke gegevens Wiertz van u heeft opgeslagen. U dient uw aanvraag schriftelijk te doen of via email:

Schriftelijk: Wiertz Company BV
Postbus 145
6460 AC Kerkrade (NL)
Email: privacy@Wiertz.com

Wiertz stuurt de gevraagde informatie zo spoedig mogelijk naar u toe. Hierbij wordt altijd een uiterlijke termijn gehanteerd van 4 weken. Wiertz brengt hiervoor geen kosten in rekening. Recht op wijziging: Naar aanleiding van de stukken die Wiertz u toestuurt kunt u aangeven dat bepaalde gegevens dienen te worden gewijzigd.
Recht op verwijderen: Ook kunt u aangeven dat Wiertz uw gegevens dient te verwijderen. Daarbij moet u er rekening mee houden dat niet altijd alle gegevens kunnen worden verwijderd. Voor sommige gegevens geldt een wettelijke bewaarplicht. Heeft u ondersteuning nodig bij het uitvoeren van één van de bovenstaande processen? Neem dan contact op met de Wiertz via telefoonnummer +31 (0)45 563 9240. Onze privacy professionals staan u altijd graag te woord. Bij wie kan ik terecht met klachten over hoe Wiertz met mijn privacy omgaat? Heeft u klachten over hoe Wiertz met uw persoonsgegevens omgaat? Dan kunt u zich richten aan de Functionaris voor de Gegevensbescherming van Wiertz: 

Tum Nievergeld
Wiertz Company BV
Postbus 145
6460 AC Kerkrade (NL)
privacy@Wiertz.com
+31 (0)45 563 9240

(Dit nummer is te bereiken op werkdagen van 8.30 tot 17.30 uur)
U kunt ook gebruik van het Wiertz klachtenformulier via de website www.wiertz.com.
Is uw klacht niet naar tevredenheid afgehandeld? Dan kunt u uw klacht ook voorleggen aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijziging van de privacyverklaring
Het kan zijn dat Wiertz deze privacyverklaring van tijd tot tijd dient te wijzigen. Alles is immers aan verandering onderhevig, niet alleen de wetgeving, maar ook Wiertz als organisatie. Bij wijzigingen zal Wiertz u hierover informeren via haar website:

Heeft u nog een vraag?

Neem contact met ons op